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推薦状を教授に頼むときどのように頼むのでしょうか?

海外大学院の推薦状の提出方法に関しては、現在下記2通りの方法があります。


1、書面で提出する方法
2、オンラインで提出する方法


推薦状を頼むときはまず出願する大学がどちらの方法を推奨しているか、ということを調べる必要があります。通常どちらかを選べるよう選択できるようになっていますが、学校によってはどちらかに限定している場合もあります。出願校に推薦状の提出方法を確認した後で推薦者に推薦状の作成を依頼することになります。


1、書面で提出する方法
通常出願校のホームページで学校指定のフォーマットをダウンロードすることが可能です。学校指定のフォーマットには出願者情報(Applicant Information)、推薦者情報(Recommender Information)の項目がありますので、通常推薦者に渡す場合はApplicant Informationは記載して渡すのが礼儀です。また学校指定のフォーマットにはそういった情報を記載する以外に、具体的な推薦ポイントを書かせるよう質問形式になっていることも多々あります(質問形式になっていない場合もあります)。例えば出願者の具体的な長所や短所、出願者との関係性などの質問がほとんどです。


通常学校指定のフォーマットの回答欄は非常に狭いので、全ての質問を別紙参照として別紙にて記載することが多いです。ただその際注意しなければいけないのが、別紙にて推薦文を提出する場合は、推薦者が所属する団体(企業や病院、学校等)のレターヘッドにプリントする必要があります。その場合は学校指定のフォーマットに記載されている質問事項の解答欄には全て「別紙参照」と記入し、レターヘッドに推薦文をプリントした用紙とセットで推薦状が完成したことになります。


2、オンラインで提出する方法

オンラインで提出する場合は、提出方法が簡単な分推薦者の労力が軽減されることになります。オンラインで提出する場合は、通常オンライン出願を正式に完了する必要があります。通常オンライン出願完了のためにはエッセイや履歴書の提出、出願料の支払いなどを全てオンライン上で済ませる必要があります。オンライン出願を正式に済ませると出願校から自動的に推薦者のメールアドレスに「推薦状をオンラインにて提出する方法」が記載されたメールが届きます(オンライン出願時にメールアドレスなどを含む推薦者情報を記載します)。その後推薦者の方でメールの指示に従いオンラインにて推薦状を提出してもらうことになります。


オンライン提出と書面での提出両方を受け付けている学校であれば学校指定のフォーマットの内容を把握することが可能(通常書面とオンライン上での質問事項は同じなので)なのですが、オンライン提出のみの学校ですと学校指定のフォーマットが事前に確認できないため学校が指定している質問事項を確認することができません。そのため代筆を依頼された場合などはオンライン出願を事前に完了するまでは詳しい内容が把握できないことになります。


推薦者に推薦文代筆を依頼された場合
書面での提出が可能な学校に関しては、学校指定フォーマットを学校のホームページからダウンロードできますので、事前に質問事項や必要情報など把握し推薦文を代筆することが可能です。オンライン提出の場合に関しては事前にそういった内容を把握することはできませんが、書面とオンライン上の内容は通常同じですので書面の指示に従って下書きを代筆しておけば問題なく使用できます。


問題はオンライン提出のみの学校ですが、その場合は学校指定の質問事項などが確認できないため明確な推薦状の代筆が難しいのが現状です。ただ通常推薦状の質問事項は決まっておりますので、確実なものではありませんが使用できる推薦文は事前に代筆することは可能です。


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