英文メールのポイント(その１)

失礼なメールを送らないために…
英文メールの基礎を学ぼう！

友人に気軽に送るのであればいざ知らず、留学先への問い合わせや海外のビジネスシーンでの英文メールではどのような文面にすればいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。

敬語の使い分けなど、日本語は英語よりマナーが厳しいと考える人が多いと思いますが、もちろん英語にもそうしたマナーは存在します。ときにはフランクな文面で許されるケースもあるかもしれません。しかし、特に初めて送るような相手の場合、可能な限りフォーマルな文面にしておくに越したことはないでしょう。
今回は、基本的な英文メールのポイントを紹介します。

１．件名
件名(subject)において大事なのは、「簡潔で、伝わりやすい内容にすること」です。
省略し過ぎると文法上ちょっと…ということはあまり考える必要はありません。初めて送るような場合は、「具体的な要件」と「自分の名前」を入れておけばよいでしょう。

例：会う約束をしたい場合
Request for appointment[TANAKA Taro]

特に重要・緊急な要件の場合、件名の初めに「URGENT:　」「IMPORTANT:　」と付けてもいいですが、それだけで肝心の内容がわからなければ迷惑メールと勘違いされる恐れがあるので注意しましょう。

 

２．頭語
頭語もしくは敬辞(salutations)は、「～～様」という冒頭の挨拶のことです。
相手の名前がわかっている場合、ごくごく普通に

例：ブラウン氏に宛てて送る場合
Dear Mr.Brown:

などとして構いません。日本語ではフルネームで「田中太郎　様」としても違和感はありませんが、英語ではかなり不自然になるのでやめたほうがよいでしょう。
また、相手がわからない場合は「Dear Sir or Madam:」、相手の関係者(複数)に送る場合は「To whom it may concern:」とすれば、丁寧な印象が伝わります。

 

３．結語
結語もしくは結辞(complimentary close)は、結びの挨拶のことです。日本語の場合、メールで結語を書くケースはそれほど多くないでしょうが、英語ではかなりのケースで付けることになります。
日本語でのメールの結びに、とくにお願いがなくても「何卒宜しくお願い申し上げます」と書くように、定型的なものだと考えてください。

代表的なものとしては、以下のような結語があります。

・Respectfully yours,
・Yours sincerely,
・Sincerely,
・Best regards,