推薦状を教授に頼むときどのように頼むのでしょうか？

2020年作成のコラムを2026年版の情報へ更新し掲載しております

ご相談者様より推薦状に関するお問合せが増え、このページを非常に多くの方に閲覧頂いているようです。そのため、今回最新情報を更新致しましたので、以下改めましてご参考頂ければ幸いです。
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海外大学院の推薦状の提出方法に関しては、現在下記2通りの方法があります。

１、書面で提出する方法
２、オンラインで提出する方法

推薦状を頼むときはまず出願する大学がどちらの方法を推奨しているか、ということを調べる必要があります。ただ現在では、特殊なケースを除きほぼすべての学校でオンライン提出を推奨しています（且つ多くの学校でオンライン提出のみ受け付けている状況です）。いずれにしても念のため出願校のHPなどを確認し、推薦状の提出方法を確認した後で推薦者に推薦状の作成を依頼するようにしてください。

また、オンライン提出といっても、ペーパーで作成したものを指定のウェブページからアップロードするという提出方式もあるので注意が必要です。今回は念の為両方のパターンについて回答しておきます。

１、書面で提出する方法
出願校にて指定のフォーマットが用意されている場合は、通常出願校のホームページでダウンロードすることが可能です。学校指定のフォーマットには出願者情報（Applicant Information)、推薦者情報(Recommender Information)の項目がありますので、通常推薦者に渡す場合はApplicant Informationは記載して渡すのが礼儀です。また学校指定のフォーマットにはそういった情報を記載する以外に、具体的な推薦ポイントを書かせるよう質問形式になっていることも多々あります（質問形式になっていない場合もあります）。例えば出願者の具体的な長所や短所、出願者との関係性などの質問がほとんどです。

通常学校指定のフォーマットの回答欄は非常に狭いので、全ての質問を別紙参照として別紙にて記載することが多いです。ただその際注意しなければいけないのが、別紙にて推薦文を提出する場合は、推薦者が所属する団体（企業や大学など）のレターヘッド用紙にプリントする必要があります。その場合は学校指定のフォーマットに記載されている質問事項の解答欄には全て「別紙参照」と記入し、レターヘッドに推薦文をプリントした用紙とセットで推薦状が完成したことになります。

では肝心の推薦状の頼み方ですが、ペーパーの場合は通常下書きを持参し（データでもお渡し頂くと親切です）、この内容で問題ないようであればサインをお願いします、といった形になります。ただ学校指定のフォームがあるケースがありますので、必ず出願校を決め、指定のフォームがある場合はそちらと一緒に推薦文を持参する必要があることを忘れないでください。
作成頂いた推薦状は出願校の指示（推薦者自身で郵送、推薦者所属機関の公式アドレスよりメール添付にて提出、出願者にてオンライン願書へアップロードにて提出、など）に沿いご提出下さい。

２、オンラインで提出する方法
オンラインで提出する場合は、提出方法が簡単な分推薦者の労力が軽減されることになります。この方法で提出する場合は、出願者にてオンライン願書へ登録した推薦者のメールアドレス（所属機関の公式アドレス）へ出願校から自動的に「推薦状をオンラインにて提出する方法」が記載されたメールが届き、その後推薦者の方でメールの指示に従いオンラインにて推薦状を提出してもらうことになります。

メール案内が届くタイミングは、出願校により①オンライン願書へ推薦者の情報を登録すると即時に出願校より推薦者へメール案内が送付されるケースと、②オンライン出願を正式に完了してから送付されるケースがあります。②の場合、通常オンライン出願完了のためにはエッセイや履歴書の提出、出願料の支払いなどを全てオンライン上で済ませる必要がありますので、（推薦状を提出頂く期間を考慮し）締切りまで余裕を持って準備を進める必要があります。

その為、まずは出願を希望する大学院が上記いずれのケースであるか確認し、そのタイミグに応じて推薦者へ、予め「～大学院から自分の推薦状提出依頼のメールが届きますので、届きましたらオンラインにて提出をお願いします」、とお願いしておく必要があります。

なお、オンライン提出と書面での提出両方を受け付けている学校であれば学校指定のフォーマットの内容を把握することが可能（通常書面とオンライン上での質問事項は同じなので）なのですが、オンライン提出のみの学校ですと学校指定のフォーマットが事前に確認できないため、学校が指定している質問事項を確認することができません。そのため代筆を依頼された場合などはオンライン出願を事前に完了するまでは詳しい内容が把握できないことになります。

推薦者に推薦文代筆を依頼された場合
書面での提出が可能な学校に関しては、学校指定フォーマットを学校のホームページからダウンロードできますので、事前に質問事項や必要情報など把握し推薦文を代筆することが可能です。オンライン提出の場合に関しては事前にそういった内容を把握することはできませんが、書面とオンライン上の内容は通常同じですので書面の指示に従って下書きを代筆しておけば問題なく使用できます。

問題はオンライン提出のみの学校ですが、その場合は学校指定の質問事項などが確認できないため明確な推薦状の代筆が難しいのが現状です。ただ通常推薦状の質問事項は決まっておりますので、確実なものではありませんが使用できる推薦文は事前に代筆することは可能です。